دور تكنولوجيا مايكروسوفت في الحد من إجهاد الإجتماعات المتتالية
2021/04/27 Microsoft Cloud Solutions 2035 visit(s)
Ctelecoms
أهلاً بكم، تستعرض هذه المقالة ماتوصلت إليه دراسة أجرتها مايكروسوفت بهدف التقليل من الإعياء والإجهاد الناتج عن الإجتماعات الإفتراضية المتتالية، كما يعرض كيف قامت مايكروسوفت بتكييف منتجاتها وممارساتها بما يخدم هذا الهدف ويتلائم مع نتائج البحث، وفي الختام نستعرض لكم توصيات / استراتيجيات هامة للتغلّب على التعب أثناء الإجتماعات.
بالنسبة للعديد من الأشخاص، تعد اجتماعات الفيديو المتتالية إحدى السمات المميزة لعصر جائحة كورونا، حيث لاتكاد تنتهي محادثة ، إلا وتبدأ أخرى ، وفي كثير من الأحيان لا توجد فرصة للتمدد ، أو شرب كوب من الماء ، أو مجرد تصفية للذهن.
وتشير تقارير (مؤشرات اتجاه الأعمال WTI ) التي قامت بها مايكروسوفت في دراستها الأخيرة لنشاط موجات الدماغ أن إجراء الإجتماعات الإفتراضية المتتالية أمر مرهق، لكن البحث يشير أيضاً إلى وجود علاج بسيط: "الإستراحات القصيرة".
ويقول مايكل بوهان ، المدير الأول لمجموعة هندسة العوامل البشرية لدى مايكروسوفت: "يُظهر بحثنا أن فترات الراحة مهمة ، ليس فقط لتقليل إجهادنا بنهاية اليوم، بل أيضًا لتحسين قدرتنا على التركيز والمشاركة أثناء تلك الاجتماعات".
ما هو دور تكنولوجيا مايكروسوفت في الحد من إجهاد الإجتماعات المتتالية؟
تقول كاثلين هوجان ، مديرة شؤون الموظفين في مايكروسوفت: " في عالم العمل عن بعد، لا يكفي فقط تشجيع الرعاية الذاتية. نحن بحاجة إلى الابتكار والاستفادة من التكنولوجيا لمساعدة الموظفين على تشغيل فترات الراحة التي تشتد الحاجة إليها في روتينهم اليومي ".
والجدير بالذكر أن الإعدادات في Microsoft Outlook تجعل من اقتطاع هذه الفواصل الزمنية الأساسية بين الإجتماعات المتتالية أمراً سهلاً وتلقائياً - ولأننا نعلم أن حلاً واحداً لا يناسب الجميع ، فإن لدى الشركات خياران:
يمكن للأفراد تعيين الإعدادات الافتراضية للجدولة التي تقلص وقت الاجتماعات التي يتم جدولتها تلقائيًا. والآن أصبح لدى العملاء القدرة على تعيين الإعدادات الافتراضية للجدولة على مستوى المؤسسة والتي تقلل من وقت الاجتماعات وتوفر مساحة لفترات الراحة لجميع العاملين في الشركة.
كما يساعد استخدام Microsoft Teams ملايين الأشخاص حول العالم على تطوير معايير ثقافية جديدة وتحسين الرفاهية للجميع.
وتقول مايكروسوفت: "نظراً لوجود العديد من الموظفين في وظائف مختلفة حول العالم، فإننا نشجع الأفراد على تشغيل الإعداد إذا كان يعمل لصالحهم ولفريقهم. وبينما نتحول إلى العمل المختلط ، سنواصل التعلم والبحث عن طرق لتحسين الطريقة التي نعمل بها معًا في هذا العالم الرقمي الجديد."
وقد توصل البحث العلمي الذي أجرته مايكروسوفت إلى ثلاث نتائج رئيسية:
كما رأينا في الدراسات السابقة ، في ساعتين متتاليتين من الاجتماعات المتتالية ، زاد متوسط نشاط الموجات التجريبية - تلك المرتبطة بالتوتر - بمرور الوقت. بعبارة أخرى ، استمر الضغط في التراكم.
ولكن عندما أتيحت للمشاركين فرصة للراحة باستخدام التأمل، انخفض نشاط بيتا ، مما سمح بـ "إعادة الضبط". إعادة الضبط هذه تعني أن المشاركين بدأوا اجتماعهم التالي في حالة أكثر استرخاءً. وهذا يعني أيضًا أن المستوى المتوسط لموجات بيتا ظل ثابتًا خلال أربعة اجتماعات، دون تراكم التوتر حتى مع استمرار أربع مكالمات فيديو.
إذاً فالترياق المضاد للتعب بسيط: أخذ فترات راحة قصيرة.
2. يمكن أن تقلل الاجتماعات المتتالية من قدرتك على التركيز والمشاركة.
عندما حصل المشاركون على فترات استراحة للتأمل، أظهرت أنماط الموجات الدماغية مستويات إيجابية من عدم تناسق ألفا الأمامي، والذي يرتبط بزيادة المشاركة أثناء الاجتماع.
ولكن بدون أخذ أي استراحة أو فواصل ، كانت المستويات سلبية ، مما يشير إلى اضطراب التواصل لدى المشاركين ، والحد من مشاركتهم الفعالة في الاجتماع. يوضح هذا أنه عندما يعاني الدماغ من الإجهاد ، يكون من الصعب الاستمرار في التركيز والمشاركة.
باختصار ، لا تعد فترات الراحة مفيدة فقط للرفاهية، بل إنها تحسن أيضًا قدرتنا على القيام بأفضل عمل لدينا.
3. يمكن أن يكون الانتقال بين الاجتماعات مصدر ضغط كبير.
بالنسبة للمشاركين المحرومين من فترات الراحة، لاحظ الباحثون أيضًا أن الفترة الانتقالية بين المكالمات تسببت في ارتفاع نشاط بيتا أو مستويات التوتر.
قد يكون ذلك لأنك "وصلت إلى نهاية الاجتماع ، وتعلم أن لديك اجتماعًا آخر قريبًا ، وعليك تبديل وجهة تركيزك واستخدام عقلك للتفكير مليًا في شيء آخر" ، كما يقول بوهان.
بالنسبة لهؤلاء المشاركين ، قفز نشاط موجة بيتا مرة أخرى عندما بدأت عمليات تسجيل الوصول الجديدة. لكن، عندما أخذ الناس فترات استراحة للتأمل، انخفضت الزيادة في نشاط بيتا بين الاجتماعات، وكانت الزيادة في بداية الاجتماع التالي ألطف وأكثر سلاسة.
فالخلاصة هنا هي أن الاستراحات، حتى القصيرة منها، مهمة لجعل الانتقال بين الاجتماعات أقل إجهاداً.
يقول بوهان: "ما يجعل هذه الدراسة قوية جدًا ويمكن الاعتماد عليها هو أننا نتخيل بشكل فعال للأشخاص ما يختبرونه في الداخل بشكل ظاهري". "إنه ليس تجريدًا - بل على العكس تمامًا. إنه تعبير علمي عن التوتر والإرهاق الذي يشعر به الناس أثناء الإجتماعات المتتالية ".
تكييف منتجات مايكروسوفت ومممارساتها بملا يتلائم مع نتائج الإبحاث
ساعدت هذه النتائج في تطوير الإعدادات في Outlook التي تسمح للأفراد أو المؤسسات بتعيين الإعدادات الافتراضية التي تقتنص خمس أو 10 أو 15 دقيقة من اجتماعات Microsoft Teams لتقسيم فترات الراحة بين المحادثات.
على سبيل المثال ، قد يقرر فرد أو شركة بدء اجتماعاتها بعد خمس دقائق من الساعة أو نصف ساعة، فيتم تخفيض عمليات تسجيل الوصول التي تبلغ مدتها 30 دقيقة إلى 25 دقيقة وتختصر المحادثات التي تستغرق ساعة إلى 55 دقيقة. هذا يعني أن الاجتماع الذي يستغرق نصف ساعة والذي كان سيبدأ في الساعة 11 صباحًا سيصبح اجتماعاً مدته 25 دقيقة يبدأ في الساعة 11:05 صباحًا.
ليس فقط أبحاث الدماغ هي التي تدعم هذا التغيير. أصبح التحميل الرقمي الزائد قضية ملحة في العصر الجديد للعمل عن بعد. وفي مؤشر اتجاهات العمل لعام 2021 من Microsoft الذي نُشر في مارس ، قال 54 بالمائة من المشاركين في استطلاع خارجي عالمي إنهم يشعرون بأنهم مرهقون ، بينما وصف 39 بالمائة أنفسهم بأنهم مرهقون تمامًا.
على مدار العام الماضي ، قدمت مايكروسوفت العديد من الإمكانات الجديدة لتعزيز الرفاهية في هذا الوقت الذي يشهد تغيرًا سريعًا. يساعد تفعيل وضع "معًا" أو مايسمى “Together Mode” في Microsoft Teams على مكافحة إجهاد الاجتماع ؛ و يساعد التنقل الافتراضي في إعادة إنشاء الحدود بين العمل والمنزل ؛ كما أن تكامل Headspace الذي يأتي مع تطبيق Microsoft Viva Insights يعزز اليقظة الذهنية. ويُعَد إعداد Outlook الجديد هذا الخطوة التالية في رحلة الرفاهية هذه ، مع المزيد في المستقبل.
ملاحظة أخيرة: إذا كنت تستخدم الإعداد الجديد في Outlook لتخصيص أوقات الاستراحة بين الاجتماعات، ففكر في الابتعاد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يقول بوهان: "حاول ألا تستخدم تلك الخمس أو العشر دقائق للضغط في نوع آخر من العمل". "التقط أنفاسك وخذ قسطًا من الراحة بعيدًا عن شاشتك."
أهم الاستراتيجيات الموصى بها لإنجاح فترات الراحة والتغلب على التعب أثناء الاجتماعات
لقد قمنا بجمع بعض النصائح المدعومة بالأبحاث حول تخصيص وقت للتوقف ، والاستفادة إلى أقصى حد من لحظات الراحة ، وجعل الاجتماعات أكثر فعالية وحيوية.
1- ابحث عن أنشطة استراحة تهدئ عقلك. التأمل هو أحد الطرق الفعالة للاسترخاء وإعادة الشحن بين الاجتماعات، ولكن تظهر دراسات أخرى أن النشاط البدني مثل المشي مفيد أيضًا. تشير دراسات Microsoft السابقة إلى أن العبث أو قراءة شيء ممتع هو أمر أيضاً مفيد. يقول بوهان: "يمكن أن يكون النشاط أي شيء يأخذ عقلك بعيدًا عن الأشياء المتعلقة بالعمل ويركزه على شيء تشعر أنه يبعث على الاسترخاء". سيساعدك ذلك على الانتعاش وإعادة الشحن عند بدء اجتماعك التالي.
2- خصص مزيدًا من الوقت للاستراحة من خلال التفكير في طرق الاتصال الأخرى. قبل تحديد موعد لمكالمة فيديو ، توقف مؤقتًا واسأل نفسك: هل نحتاج حقًا إلى اجتماع حول هذه المشكلة؟ قد تتطلب الموضوعات الأكثر ديناميكية أو إبداعية أو عاطفية اجتماعًا ، بينما قد تستفيد عمليات التحقق من الحالة والموضوعات الإعلامية من التعاون في المستند أو قناة Teams أو البريد الإلكتروني. ويمكن التعامل مع المهام البسيطة الأخرى عبر الدردشة بدلاً من عقد اجتماع.
3- اجعل الاجتماعات مقصودةً أكثر. فالاجتماعات الأفضل - والأقصر في أغلب الأحيان - تكون مقصودة أكثر. وأفضل الممارسات مثل إنشاء وإرسال جدول الأعمال مسبقًا ، والتفكير في من يحضر ، والبدء والتوقف في الوقت المحدد ، والانتقال إلى ملخص في الدقائق الخمس الأخيرة ، ستجعل من السهل تحقيق أهدافك في وقت أقل.
4- حافظ على تفاعل المشاركين وحيويتهم. في الاجتماعات الافتراضية ، قد يكون من الصعب التناغم عن بُعد. يمكن للمنسق المساعدة في ضمان تضمين المشاركين عن بُعد. تُعد ميزات مثل ارفع يدك واللوح الأبيض والغرف الفرعية في Microsoft Teams طرقًا رائعة لاستخدام التكنولوجيا لاستنباط محادثات إبداعية واستراتيجية.
فريق سيتيليكومز نقلاً عن المصدر الأساسي للخبر.
Solutions
Computing & Hyper-converged Infrastructure Solutions
Take your IT infrastructure to the next level ...
