Home Blog الأرشفة الإلكترونية وأهميّتها في إدارة ملفات العمل بفعاليّة | سيتيليكومز - فوتوبيا

الأرشفة الإلكترونية وأهميّتها في إدارة ملفات العمل بفعاليّة | سيتيليكومز - فوتوبيا

 2017/10/06   Backup & Disaster Recovery   10971 visit(s)

Ctelecoms_Character    
 By:Ctelecoms

 Ctelecoms

Fotopia_فوتوبيا

ماهي مشاكل الأرشفة التقليدية؟ وما أهميّة تحويل مستنداتك الورقية الي ملفات إلكترونية؟

إن إحدى الركائز الأساسية لضمان نجاح الشركة أو المؤسسة واستمرارية عملها بشكل فعّال هي الكفاءة في إدارة وتنظيم أوراق العمل بحيث لايتم تعريضها لأي شكل من أشكال الضياع أو التلف أو التلاعب، وبالتالي لايمكن اعتبار أساليب الأرشفة التقليدية على أنها الحل الأمثل لضمان استمرارية العمل بصورة فعالة وذلك لعدة أسباب أهمها:
1. اعتماد جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع على مهارات الموظفين القائمين عليها، وهذا يعني أنها مقتصرة على أفراد معيّنين دون غيرهم وقائمة بشكل شبه كلي على خبراتهم الشخصية.
2. عدم وجود نُظُم أمان وسريَّة مُحْكَمة على المستدات واحتمال تعرضها للسرقة أو التلاعب.
3. ضياع الكثير من الوقت والجهد أثناء تنظيم الوثائق وأيضاً خلال عملية البحث عن مستند أو ورقة معيّنة.
4. تعرّض المستندات للتلف وتغيّر اللون أو الفقدان غالباً بسبب كثرة التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات.
5. تعدد النسخ الخاصة بالمستندات بين أكثر من إدارة معنية، وعلى سبيل المثال، يتم تقسيم العمل إلى جزء مالي وجزء فني، مما يجعل استكمال أوراق مشروع معيّن لا يتم بالدقة والسرعة المطلوبة.
6. عدم وجود نسخة احتياطية للمستندات في حال تعرّض المنشأة لحادث ما مثل حريق أو فيضان، أو خطأ فردي قد يتسبب به كوب من القهوة أو الشاي.
إن جميع مشاكل الأرشفة التقليدية المذكورة أعلاه تجعل من التحوّل إلى الأرشفة الإلكترونية قراراً لابد منه من أجل تسهيل وتسريع العمل وزيادة الإنتاجية والتقليل من تكاليف الطباعة، ناهيك عن استغلال مساحة الأرشيف الورقي وتوظيفها في أمور تسهم أكثر في رفع كفاءة العمل.

ماذا يعني التحوّل إلى الأرشفة الإلكترونية؟


تمنح الأرشفة الإلكترونية الشركات والمؤسسات مزايا عديدة تسهم في توفير الوقت والجهد وتحسين وتيرة العمل بصورة فعّالة، أهم هذه المزايا:

- الاستفادة من تقنيات المسح الضوئي الذكية في التعرّف على الصور والحروف العربية والإنكليزية.
- إمكانية تعديل المستندات و القدرة على تشفير أجزاء معيّنة من الملف وإضافة رمز أو ختم أو توقيع بسهولة.
- القدرة على تحسين جودة المستندات الرديئة وحفظها بأفضل دقة ممكنة.
- سهولة الإدارة والتنظيم وأرشفة المستندات واستخراجها بسرعة عند الحاجة.
- إمكانية وصول العديد من المستخدمين إلى الوثائق نفسها في الوقت نفسه.
- حماية خصوصيّة الأوراق والمستندات وضمان سريّتها وتوزيع الصلاحيات بين المستخدمين.
- إمكانية تحديث المستندات من قبل المعنيين في أي وقت ومن أي مكان.
- توفير الوقت والجهد وتقليل تكاليف الطباعة أو الإستغناء عنها.
- لا يوجد غرف مغلقة أو مساحات مكدّسة بالأوراق.
- الحفاظ علي الوثائق والملفات وحمايتها من الكوارث وعمل نسخ احتياطية لها.

ماذا عن مؤسستك؟

إذا كنت تبحث عن أفضل حلول الأرشفة الإلكترونية الذكية وأكثرها كفاءة في المملكة العربية السعودية فأنت في المكان المناسب، سيتيليكومز تقدم إليك عملاق الأرشفة الإلكترونية وإدارة الملفات "فوتوبيا" الذي يمنحك العديد من المزايا الرائعة لتصبح إدارة وأرشفة ملفات عملك أمراً غي غاية السهولة. اكتشف مزايا فوتوبيا وكيفية الحصول على نسختك من هنا.

 

فريق سيتيليكومز