Home Blog ماهو أفضل حلول إدارة الملفات ومحتوى المؤسسات في السعودية؟

ماهو أفضل حلول إدارة الملفات ومحتوى المؤسسات في السعودية؟

 2018/10/10   Cloud Backup & Disaster Recovery Solutions   1436 visit(s)

Ctelecoms_Character    
 By:Ctelecoms

 Ctelecoms

ماهو_أفضل_حلول_إدارة_الملفات_ومحتوى_المؤسسات_في_السعودية؟

أهمية إدارة محتوى المؤسسات بشكل فعال (The importance of efficient document management)

إن إحدى الركائز الأساسية لضمان نجاح الشركة أو المؤسسة واستمرارية عملها بشكل فعّال هي الكفاءة في إدارة وتنظيم أوراق العمل بحيث لايتم تعريضها لأي شكل من أشكال الضياع أو التلف أو التلاعب، وفي واقع الأمر تعاني الكثير من الشركات والمؤسسات في المملكة من مشكلات في إدارة الوثائق والسجلات الورقية المتراكمة، فكلما ازداد عدد هذه المستندات تزايدت صعوبة إدارتها وتنظيمها بفعالية وبصورة تضمن استخراج أي منها بسرعة وسهولة.

ماهي أبرز مشكلات إدارة وأرشفة المستندات الورقية؟

 لا تقتصر مشكلات إدارة المستندات الورقية على إضاعة الوقت في البحث بين الأوراق المكدسة لايجاد مستند معيّن بل أيضاً صعوبة تنظيم هذه المستندات وضياع الوقت في عملية أرشفتها وانعدام وجود نظام أمان يحمي هذه المستندات من الفقدان أو التلاعب أو الاطلاع عليها من قبل أشخاص غير مخوّلين. كما أن تخزين المستندات الورقية قد يشغل مساحة كبيرة من المؤسسة وهو عامل مكلف نظرا لضيق المساحة والحاجة لحسن استغلال المساحات المتاحة.

وكثيراً ماتتعرض المستندات الورقية للتلف أو تغير لونها نتيجة لكثرة تداولها بين الموظفين ومختلف الإدارات، ناهيك عن التكاليف الباهظة التي تضيع على متطلبات الطباعة خاصة أن 60% من هذه النفقات تضيع على الأوراق التي أعيدت طباعتها بسبب الحاجة لوجود أكثر من نسخة أو نتيجة فقدانها عن طريق الخطأ. كما يؤدي الاعتماد على الأرشيف الورقي إلى انعدام القدرة على إجراء نسخة احتياطية للمستندات كونه سوف يزيد الأمور تعقيداً ويتسبب بمضاعفة التكاليف وتراكم عدد غير محدود من الأوراق.

وبالتالي لايمكن اعتبار أساليب الأرشفة الورقية (التقليدية) على أنها الحل الأمثل لضمان استمرارية العمل بصورة فعالة تضمن الحفاظ على كفاءة الخدمة وعدم حدوث أخطاء قد تؤدي إلى فقدان بعض المستندات وضياع الحقوق، وجميع هذه المشكلات تجعل من التحوّل إلى تكنولوجيا إدارة المستندات الرقمية Document Management Solutions DMS أو (الأرشفة الإلكترونية) قراراً لابد منه من أجل تسهيل وتسريع العمل ورفع مستوى الخدمة وزيادة الإنتاجية والتقليل من تكاليف الطباعة، ناهيك عن امكانية استثمار مساحة الأرشيف الورقي في أمور أكثر أهمية.

تعرف على "فوتوبيا" عملاق تكنولوجيا إدارة المستندات الرقمية ومحتوى الشركات في المملكة العربية السعودية

إذا كنت تبحث عن أفضل حلول الأرشفة الإلكترونية الذكية وأكثرها كفاءة في المملكة فأنت في المكان المناسب، سيتيليكومز تقدم إليك عملاق حلول إدارة الملفات "فوتوبيا" الذي يمنحك أحدث تقنيات المسح الضوئي الذكي والتخزين السحابي ومزايا الإدارة الفعالة لجميع الوثائق والمستندات الورقية لديك من خلال تحويلها إلى ملفات إلكترونية يمكن تعديلها وفهرستها وحمايتها واستخراجها بسرعة وسهولة في أي وقت من داخل المؤسسة أو خارجها.

يتميز فوتوبيا بالتوافق الكامل مع حسابات SharePoint ومايكروسوفت أوفيس365 ويساعدك على توفير الوقت والجهد والمال وتحسين وتيرة العمل بصورة فعّالة لتصبح إدارة وأرشفة وحماية ملفات عملك أمراً في غاية السهولة. تعرّف على مزايا فوتوبيا واحصل على نسختك التجريبية المجانية من سيتيليكومز.






Search the Blog

Subscribe Blog

Solutions

security-icon

IT & Cyber-Security Solutions

Best-in-class cyber security solutions to ...

microsoft-icon

Microsoft Cloud Solutions

Explore Ctelecoms extensive selection of ...

capling-icon

Datacenter Solutions

Solve issues, streamline operations, promote ...

backup-icon

Cloud Backup & Disaster Recovery Solutions

Keep your data, apps, emails and operations ...

capling-icon

Computing & Hyper-converged Infrastructure Solutions

Take your IT infrastructure to the next level ...

networking-icon

Unified Communications & Networking Solutions

Ensure you are securely connected with all ...

meraki-icon

Meraki Networking Solutions

Quickly deploy a reliable, secure, cloud-managed ...